Într-un service care lucrează cu piese, recepția mărfii e una dintre cele mai consumatoare de timp operațiuni administrative. Furnizorul trimite o factură cu douăzeci de poziții, iar cineva le bate pe toate în program: denumire, cod, cantitate, preț. Douăzeci de minute, de câteva ori pe săptămână.
Datele există deja, în format electronic. Problema e că de obicei nu ajung din factură în stoc fără intervenție umană.
De unde poate veni factura
- e-Factura din SPV. Facturile primite de la furnizori stau în Spațiul Privat Virtual și pot fi descărcate automat.
- Fișierul XML. Dacă ai deja factura descărcată, sau furnizorul ți-o trimite pe mail, e același format.
- PDF-ul. Furnizorii mici trimit adesea doar PDF. Și din el se pot extrage liniile, cu verificare înainte de recepție.
Partea grea: potrivirea cu nomenclatorul tău
Furnizorul are codurile lui, tu ai codurile tale. Acesta e motivul pentru care importurile automate eșuează de obicei. Potrivirea se poate face în ordine, de la sigur la aproximativ:
- EAN-ul, dacă furnizorul îl trimite. E cel mai sigur.
- Codul piesei sau codul OE, comparate fără spații și cratime, pentru că fiecare le scrie altfel.
- Codurile învățate de la recepțiile anterioare cu același furnizor.
- Denumirea, ca ultimă variantă.
Diferența o face al treilea punct. Prima dată potrivești manual o linie, a doua oară programul o recunoaște singur. După câteva recepții de la același furnizor, aproape tot se potrivește automat.
Detaliile care strică recepția
Cantitățile zecimale. Uleiul la litru sau vaselina la kilogram nu se pot rotunji. Dacă programul ține stocul doar în numere întregi, recepția e greșită din start.
Taxele de pe factură. Taxa de mediu, transportul sau ambalajele apar ca linii separate, dar nu sunt marfă. Trebuie recunoscute și lăsate în afara stocului.
Reducerile pe linie. Prețul real de achiziție e valoarea liniei împărțită la cantitate, nu prețul de catalog. Altfel marja pe care o calculezi mai târziu e falsă.
Ce câștigi
Recepția scade de la douăzeci de minute la sub un minut, prețul de achiziție rămâne la zi pe fiecare piesă, iar stocul reflectă realitatea fără ca cineva să facă muncă de dactilograf.
Vezi cum arată în practică: recepție marfă și NIR din factura furnizorului.